Mô hình Cynefin nổi tiếng

-----

Là người nghiên cứu và giảng dạy Quản trị tri thức (Knowledge Management) khá lâu và đầu tiên ở Việt Nam, tôi hay nghiên cứu các mô hình ra quyết định trong đó có mô hình nổi tiếng Cynefin do Dave Snowden sáng tạo ra vào năm 1999 khi ông làm việc cho IBM Global Services, nó đã được mô tả là khung "sense-making" điển hình.

Cynefin theo tiếng xứ Wales có nghĩa là "nơi chốn", "xứ", "lĩnh vực" hay các tình huống mà trên đó chúng ta thực hiện các quyết định.

Để ra quyết định, việc đầu tiên là xác định tình huống hay lĩnh vực thuộc loại gì. Dave đã phân ra làm 5 loại lĩnh vực, tình huống hay ngữ cảnh: Đơn giản (Simple), Phức tạp (Complicated), Phức hợp (Complex), Hỗn loạn (Chaos) và Rối loạn (Disorder). Với mỗi một ngữ cảnh, tình huống cung cấp một "cảm giác về nơi chốn" (cynefin) cho các nhà quản lý, lãnh đạo, người cần ra quyết định để có một quyết định đúng đắn.

1️⃣ Simple, đơn giản, obvious, rõ ràng:

Trong bối cảnh "đơn giản" “rõ ràng”, các mối quan hệ là nhân quả có vẻ rõ ràng đối với tất cả mọi người.

Miền này thường có những bước cụ thể để xác định giai đoạn tiếp theo của quy trình. Ở đây các thủ tục là đơn giản, cứ đúng quy trình mà làm, không cần thắc mắc hay ưu tư.

Snowden lập luận rằng bạn cần “Phán đoán – Phân loại – Phản ứng” ("Sense–Categorize–Respond") với quyết định rõ ràng. Nói một cách đơn giản, bạn nên đánh giá tình huống, phân loại nó và sau đó phản ứng dựa trên những thực hành tốt nhất (best-practice). Làm như vậy thường sẽ có câu trả lời chính xác dựa trên quy trình hoặc phương pháp có sẵn.

Và có lẽ nhiều người luôn quy tất cả các tình huống vào loại này. Nhưng đời vốn không đơn giản như thế! Một thách thức khác là các nhà lãnh đạo có thể không chấp nhận ý tưởng mới vì kinh nghiệm và thành công trong quá khứ. Ví dụ, một số người cho rằng giải pháp trước đây vẫn còn hiệu quả.

2️⃣ Complicated

Tôi sẽ không dịch ra tiếng Việt vì nó sẽ gây ra sự nhầm lẫn. Ở đây các vấn đề complicated có mối liên hệ rõ ràng giữa nguyên nhân và kết quả nhưng có thể tất cả mọi người không hiểu được vì ... rắc rối. Ví dụ: bạn có thể nhận thấy triệu chứng của vấn đề nhưng không biết cách khắc phục. Hoặc bạn biết cách xe ô tô vận hành như nào nhưng quá nhiều cấu thành nên không am hiểu.

Cách tiếp cận ở đây là “Phán đoán – Phân tích – Phản ứng.” ("Sense–Analyze–Respond") Nói cách khác, bạn cần đánh giá tình huống, phân tích những điều được biết, thường với sự trợ giúp của chuyên gia và quyết định cách giải quyết tối ưu (good practices). Đây còn được gọi là "miền chuyên gia".

Miền này có đặc điểm khác với miền đơn giản là không thể phân loại ngay để có hướng giải quyết mà cần có thời gian phân tích (analyze) để hiểu được vấn đề.

3️⃣ Complex

Có thể không thể xác định được giải pháp chính xác hoặc tìm ra mối quan hệ nhân quả trong những tình huống complex. Theo Snowden và Boone, nhiều tình huống rơi vào loại này.

Bối cảnh complex thường không thể đoán trước và cách tiếp cận tốt nhất ở đây là “Thăm dò – Phán đoán – Phản ứng.” ("Probe–Sense–Respond.") Thay vì cố gắng kiểm soát tình hình hoặc nhấn mạnh kế hoạch hành động, tốt nhất là kiên nhẫn, tìm kiếm khuôn mẫu và khuyến khích giải pháp xuất hiện.

Tiến hành thử nghiệm trong những tình huống này và chấp nhận thất bại như một phần quá trình học tập sẽ hữu ích. Đảm bảo bạn có quy trình phù hợp để hướng dẫn quá trình suy luận của nhóm – ngay cả một bộ quy tắc đơn giản cũng có thể giúp bạn đưa ra giải pháp tốt hơn so với việc không có hướng dẫn nào cả.

Giai đoạn này đề cao Probe - thăm dò vì ngữ cảnh vốn không quen thuộc, nhiều yếu tố bất định.

Đầu thế kỷ trước, nhà bác học đa năng đại tài Poincaré từng kinh ngạc khi nghiên cứu bài toán ba vật thể: không thể đoán được quỹ đạo chuyển động của chúng khi chạm nhau. Ông là người khai sinh tư duy về phức hợp (complex) và lí thuyết hỗn độn (chaos theory).

Rất nhiều hệ thống, tình huống là complex như hệ thống kinh tế, xã hội, cơ thể con người. Không thể có cách tiếp cận giản lược hay theo kiểu complicated mang tính quyết định luận giản đơn, hay có một phương thuốc đa năng trị bá bệnh hay một cẩm nang thực hành (best practice).

Chúng ta luôn có khuynh hướng đơn giản hóa. Thành ra, xử lý tình huống này rất không hay. Cần chấp nhận "unknown unknowns" và ra quyết định khi chưa đầy đủ thông tin.

4️⃣ Chaostic, Hỗn loạn

Trong tình huống “hỗn loạn”, không tồn tại mối quan hệ giữa nguyên nhân và kết quả. Vì vậy mục tiêu chính là thiết lập trật tự ổn định. Khủng hoảng và những tình huống khẩn cấp thường rơi vào miền này.

Cách tiếp cận ở đây là “Hành động – Phán đoán – Phản ứng” ("Act–Sense–Respond"). Bạn cần hành động dứt khoát để giải quyết những vấn đề cấp bách nhất, phán đoán nơi nào có/ không có sự ổn định và sau đó phản hồi để di chuyển tình hình từ hỗn loạn đi đến complex.

Để định hướng tình huống hỗn loạn thành công, hãy tiến hành phân tích rủi ro xác định những rủi ro có thể xảy ra, lập Biểu đồ tác động/xác suất rủi ro và đảm bảo bạn có kế hoạch khẩn cấp toàn diện tại chỗ. Không thể chuẩn bị cho mọi tình huống nhưng việc lập kế hoạch cho những rủi ro có thể xảy ra thường rất hữu ích.

5️⃣ Disorder

Đậy là miền mà các tình huống hay ngữ cảnh còn chưa xác định. Ở đây, không rõ miền nào chiếm ưu thế và mọi người thường dựa vào các kỹ thuật ra quyết định đã được biết. Mục tiêu chính của bạn trong tình huống này là thu thập thêm thông tin để di chuyển đến một miền đã được xác định (4 miền trên) và sau đó đưa ra hành động phù hợp.

🔑 Đây là khung ra quyết định cực kỳ mạnh để đối phó với các tình huống khác nhau. Xin giới thiệu với các bạn, những người cần phải ra quyết định quan trọng.